Migration und Konsolidierung der Bestandsdaten
Im Rahmen des Projekts wurde die erfolgreiche Migration und Konsolidierung der Bestandsdaten vom bisherigen Warenwirtschaftssystem JTL-Wawi, dem CRM Zoho, der Finanzbuchhaltung Simba und der Personalwirtschaft HR-Works zu Odoo durchgeführt. Diese Umstellung ermöglicht nun eine 360° Grad Sicht auf die Kunden und vor allem auf die Prozesse. Darüber hinaus wurden zusätzliche Module wie Einkauf und Lager in Odoo integriert. Zudem wurde der JTL-Shop erfolgreich durch Magento ersetzt und ebenfalls in Odoo integriert, was die E-Commerce-Struktur optimierte.
Vertriebsautomatisierung mit Odoo
Die Vertriebsautomatisierung mit Odoo stand im Mittelpunkt, insbesondere angesichts der hohen Auftragsspitzen während des Saisongeschäfts für Klimaanlagen. Bis zu 4.000 Anfragen pro Tag waren zu bewältigen. In diesem Zusammenhang wurden die CRM-Funktionen von Odoo integriert und Zoho abgelöst. Damit war die Grundlage für die Automatisierung von Vertriebsprozessen geschaffen.
Komplexe interne Prozesse führen zu Mehraufwand und Intransparenz
So sah der ursprüngliche Prozess aus: Leads wurden automatisiert in Zoho angelegt und anschließend durch den gesamten Vertriebsprozess gesteuert. An heißen Sommertagen gab es bis zu 4.000 Anfragen/Leads täglich. Diese wurden den einzelnen Verkäufern zugewiesen. Bei 40-50 Verkäufern war es mit den alten Systemen kaum möglich, eine automatisierte Verteilung zu implementieren, ohne geplante und ungeplante Abwesenheiten der Verkäufer zu kennen. Daher musste zwingend eine Verbindung zwischen HR und einem CRM geschaffen werden.
War ein Lead einem Verkäufer zugeordnet und dieser erreichte den Interessenten, erstellte der Verkäufer ein Angebot. Um da Angebot zu erstellen, wurden beim Telefonat die Informationen Kontaktdaten/Adressen usw. in Zoho erfasst. Um ein Angebot für den Kunden zu erstellen, wurden die Daten manuell ins JTL-Wawi übertragen. Anschließend wurde ein Angebot würden den Kunden in JTL-Wawi erzeugt. Das Angebot in Form eine PDF-Datei wurden dann manuell aus der Wawi exportiert und beim Lead in Zoho eingefügt. Anschließend konnte man dem Kunden ein Angebot aus Zoho unterbreiten. Wenn es im Folgeprozess Änderungswünsche am Angebot gab, wurden diese wiederrum in der Wawi eingepflegt werden und wieder manuell zu Zoho übertragen. Kam es zu einem Auftrag, wurde das Angebot in JTL-Wawi in einen Auftrag umgewandelt und anschließen manuell zu Zoho übertragen.
Übersicht über die Altprozesse vor der Ablösung durch Odoo.
Kam eine Auftrag zustanden, wurden die Aufgaben für die Umsetzung des Auftrags in verschiedene Abteilungen übergeben.
- Der Einkauf kümmerte sich um die Beschaffung und Zustellung der Klimageräte und des Zubehörs. (Dropshipping Bestellung der Klimageräte beim Lieferanten und Versand des Zubehörs aus dem eigenen Lager).
- Die Dienstleitung-Abteilung kümmerte sich um einen Installationspartner in der Nähe des Kunden
Im Nachgang wurden die Rechnungen der Lieferanten und der Dienstleister auf Korrektheit geprüft und manuell in die Buchhaltung übergeben. Die Buchhaltung hat alle Belege (Kundenrechnungen, Rechnungskorrekturen, Stornos, Lieferanten- und Dienstleisterrechnungen) manuell in Simba erfasst.
Optimierung der internen Prozesse entlastet Team und führt zu mehr Abschlüssen
Ein bedeutender Schritt im Optimierungsprozess war die Einführung einer Sales Pipeline inklusive Dashboard für das Vertriebsteam, in der Anfragen strukturiert erfasst wurden. Ziel war es, mehr Transparenz in Bezug auf den Status der Anfragen zu schaffen und den Prozess der Verteilung der Anfragen auf die Mitarbeitenden zu automatisieren. Jeder Mitarbeiter erhielt automatisch zugewiesene Anfragen zur Nachverfolgung.
Durch die Integration der Telefonanlage (Placetel) konnte eine teambezogene Sales-Pipeline aufgebaut werden. Je nach Ergebnis des Telefonats (erreicht/nicht erreicht) wurde der Lead automatisiert in die nächste Stufe verschoben und dabei automatisiert Aktionen (z.B. nach zwei Fehlversuchen wird automatisch eine Benachrichtigung an den Kunden versendet mit der Möglichkeit der Terminbuchung versendet und einen Folgetermin in drei Tagen) gesetzt. Die Sales-Pipeline-Aktionen sind flexibel konfigurierbar.
Odoo Dashboards bringen Transparenz
Die Einführung von Dashboards schuf Transparenz und Priorisierung im Vertriebsprozess. Alle Beteiligten hatten stets Einblick in den aktuellen Stand der Leads und Aufträge. Neben der Sicht auf die Termine wurde diese auch in Prioritäten gemäß Status im Verkaufsprozess abgebildet. Auch für die Vertriebs- und Geschäftsleitung ist nun zu jedem Zeitpunkt der aktuelle Stand der Leads und Aufträge sichtbar.
Integration der bestehenden App in Odoo und Ablösung weiterer Altsysteme
Die intern entwickelte App für die Auftragsvergabe und -abwicklung wurde in Odoo erfolgreich integriert
Weitere Altsysteme, darunter das Finanzbuchhaltungssystem Simba sowie das HR-Administrationstool HR Works wurden abgelöst und die Prozesse komplett mit Odoo abgebildet.
Auch im Abrechnungsprozess, für den das Finanzbuchhaltungssystem Simba abgelöst wurde, sind nun wichtige Prozesse automatisiert. Sobald ein Kauf zustande kam, versendet der Lieferant/Hersteller eine Rechnung. Die eingehende Rechnung musste dem entsprechenden Kundenkonto zugeordnet und mit diesem abgeglichen werden. Für diesen Prozess wurden verschiedene Odoo Module integriert, die die eingehenden Rechnungen automatisiert auf die wichtigsten Daten wie Auftragsnummer, Lieferant, Rechnungssumme etc. ausgelesen und dem Kunden zugwiesen. Im nächsten Schritt werden Rechnungssumme mit der hinterlegten Auftragssumme verglichen. Bei identischer Summe wird die Rechnung automatisiert genehmigt und an den Kunden versendet. Insbesondere diese Prozessoptimierung hat geholfen, wichtige Ressourcen von manueller Arbeit zu befreien. Der Aufwand für Rechnungsprüfung hat sich um 90% reduziert.
Ein weiterer Prozess, der im Zuge der Ablösung von HR Works für das Vertriebsteam optimiert wurde, ist die automatisierte Zuweisung und Verteilung von Leads aus der Sales Pipeline an Kollegen und Kolleginnen bei Urlaub oder Krankheit eines Teammitglieds.
Abschließend wurde noch für den Endkundenbereich ein Klima-Konfigurator entwickelt, der die Kunden bei der Auswahl der verschiedenen Systemkomponenten unterstützt und Dienstleistungen unterstützt.
snafu betreut Puriva (Rednux) außerdem seit einigen Jahren im Hosting. Wir kümmern uns um schnelle und sichere Server für Odoo, Magento und die App.
Über Puriva (Rednux)
Puriva GmbH (ehemals Rednux) ist ein in Hannover ansässiges Unternehmen und ein führender Anbieter von Klimaanlagen und Wärmepumpen. Puriva wickelt den kompletten Verkauf sowie die Steuerung der Installation und Montage über ein Netzwerk aus geprüften Dienstleistern ab.
