Digitale Transformation bei Hering Berlin mit Odoo ERP
Die Designerin und Keramikmeisterin Stefanie Hering gründete das Unternehmen 1999, um ihre Entwürfe ohne Kompromisse in höchster handwerklicher Qualität herzustellen und zu vertreiben. Seitdem zeichnet sie als Eigentümerin und Kreativdirektorin für die unverkennbaren Objekte im Portfolio von Hering Berlin verantwortlich. Hering Berlin ist weltweit tätig und verwaltet mehrere Standorte sowie diverse Lager und stand vor der Aufgabe, seine Unternehmensstruktur und Prozesse aus dem ERP-System BüroWARE in Odoo ERP zu überführen.
Abbildung der komplexen Firmenstruktur und Automatisierung der Abrechnung
Für das Projekt mussten Daten aus verschiedenen Systemen konsolidiert und die komplexe Firmenstruktur, bestehend aus unterschiedlichen Mandanten, darunter einer in den USA, abgebildet werden. Diese hatten unterschiedliche Anforderungen, wie zum Beispiel Sprach- und Währungseinstellungen, die berücksichtigt werden mussten. Eine der größten Herausforderungen war die interne Abrechnung zwischen den Standorten, insbesondere zwischen den USA und der Zentrale in Berlin. Zusätzlich gab es logistische Herausforderungen, da Hering Berlin mehrere Lager an verschiedenen Standorten betreibt, darunter ein Hauptlager, Produktionslager und mehrere Vertriebs- und Konzessionslager, wie beispielsweise im KaDeWe in Berlin. Die Lagerverwaltung war unübersichtlich und wurde größtenteils über Excel-Listen abgewickelt, was zu Ineffizienzen führte.
Die wichtigsten Herausforderungen in der Übersicht:
Komplexe Unternehmensstruktur
- Integration von vier Mandanten, darunter eine US-Tochtergesellschaft
- Berücksichtigung verschiedener Währungen und Sprachen
Internationale Abrechnung & Zollabfertigung
- Automatisierte Bestellungen zwischen US-Tochter und Hering Berlin
- Unterschiedliche Rechnungsbeträge für interne und externe Abrechnungen
- Automatische Generierung von Zollinformationen für internationale Sendungen
Datenmigration
- Übernahme von Kunden-, Lieferanten-, Auftrags- und Rechnungsdaten der letzten 4 Jahre aus dem Altsystem BüroWARE
- Stichtagsgenaue Migration der Buchhaltung
Komplexe Lagerverwaltung
- Verwaltung von insgesamt 9 Lagern (Hauptlager, Fertigungslager, Konzessionslager)
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Mehr InformationenLars Wunderlich, Director Operations bei Hering Berlin, berichtet über die Migration zu Odoo.
Prozessoptimierung durch die Ablösung von BüroWARE und Migration zu Odoo
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich Hering für eine umfassende Systemmigration von BüroWARE zu Odoo. Die Daten wurden aus dem bisherigen System, BüroWARE, in Odoo übertragen. Dies umfasste die vollständige Migration aller Kundendaten, Lieferantendaten, Aufträge und Rechnungen der letzten vier Jahre sowie die Integration der Buchhaltung und der Lagerverwaltung.
Ein wesentlicher Bestandteil der Lösung war die Automatisierung der internen Abrechnungsprozesse. Bestellungen aus den USA werden nun automatisch in das System der Zentrale in Berlin übertragen, wo der Auftrag bearbeitet und die entsprechenden Rechnungen ausgestellt werden. Dabei werden auch komplexe Anforderungen wie Zollabfertigungen berücksichtigt, bei denen bestimmte Informationen wie HS-Codes automatisch in die Aufträge und Rechnungen eingefügt werden.
Die Lagerverwaltung wurde ebenfalls optimiert, indem alle neun Lager in das neue System integriert wurden. Das System ermöglicht es nun, den effizientesten Lagerstandort für die Auslieferung zu ermitteln und so unnötige Transportkosten zu vermeiden. Dies sorgt für eine reibungslose Auftragsabwicklung, bei der Kundenaufträge sinnvoll aufgeteilt oder aus dem optimalen Lager verschickt werden.
Außerdem wurde der bestehende Magento Shop an Odoo angebunden, so dass auch Aufträge aus dem Onlinehandel verarbeitet werden können. Zu einem geplanten Stichtag wurde auch die gesamte Finanzbuchhaltung in Odoo übertragen. Eine Schnittstelle zu DATEV wurde ebenfalls eingerichtet. Zusätzlich wurden weitere Module wie Zeitenerfassung, Projektmanagement, Urlaubsplanung sowie Newsletter- und Eventmarketing integriert, was die interne Organisation und Effizienz weiter steigert.
Optimierungen durch Odoo im Detail
Prozessverbesserung & Effizienzsteigerung
- Einführung von Odoo als zentrales System für alle Geschäftsprozesse
- Automatisierung der internen Verrechnungen zwischen den Unternehmensteilen.
- Automatische Generierung von Zollinformationen in Aufträgen und Rechnungen
Datenmigration und Integration
- Übernahme aller relevanten Daten aus dem Altsystem und Integration der Buchhaltung zum Stichtag
Verbessertes Lagermanagement und effizientere Auftragsabwicklung
- Implementierung eines Systems zur effizienten Verwaltung aller 9 Lager und Optimierung der Auftragserfüllung aus verschiedenen Lagerstandorten
E-Commerce-Integration
- Import von Online-Bestellungen aus dem Magento-Shop in das neue ERP-System
Zusätzliche Funktionalitäten aus Odoo mit den Modulen
- Personalwesen (Inkl. Zeiterfassung, Urlaubsplanung)
- Projektmanagement
- Marketing
Odoo Module im Einsatz bei Hering zum Projektstart
Erfolgreiche Einführung von Odoo führt zu signifikanten Verbesserungen
Die Systemmigration und Prozessoptimierung bei Hering Berlin führte zu signifikanten Verbesserungen in mehreren Bereichen.
Optimierte Prozesse und gesteigerte Effizienz: Die interne Verrechnung zwischen den Mandanten ist nun automatisiert, was zu einer schnelleren und fehlerfreien Abwicklung von Bestellungen und Rechnungen führt. Durch die Automatisierung von Prozessen wie der internen Verrechnung und Zollabfertigung wurde die Effizienz erheblich gesteigert. Die Integration weiterer Module wie Personalwesen, Projektmanagement Marketing tragen ebenso zu verbesserten internen Abläufen und integrierten, digitalen Prozessen bei.
Optimierte Auftragsabwicklung & Lagerverwaltung: Die Integration aller Lager in das neue System ermöglicht eine effizientere Lagerverwaltung und einen besseren Überblick über Warenbestände und -bewegungen. Bestellungen werden jetzt aus dem optimalen Lager versendet, was die Lieferzeiten verkürzt, unnötige Warenbewegungen und Kosten reduziert.
Effiziente Buchhaltung: Die Buchhaltung konnte nahtlos in das neue System integriert werden, sodass Hering Berlin ab dem Stichtag ohne Unterbrechungen weiterarbeiten konnte.
Fazit: Optimierte Prozesse, erhöhte Effizienz und verbesserte Kundenzufriedenheit
Insgesamt hat Hering Berlin durch die Einführung von Odoo seine operativen Abläufe stark verbessert, was nicht nur zu einer höheren Effizienz, sondern auch zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit führt. Die Digitalisierung und Automatisierung ermöglichen dem Unternehmen, seine Geschäftsprozesse optimal zu steuern, die Datentransparenz zu verbessern und flexibler auf zukünftige Entwicklungen zu reagieren und sich für Herausforderungen im globalen Markt zu positionieren.
Das Projekt wurde gefördert im Rahmen des BMWK Programms ‚go-digital‘ Digitalisierte Geschäftsprozesse. Bestandteil des Projektes war auch ein internes IT-Sicherheits-Audit sowie die Schulung der Mitarbeitenden von Hering zum Thema IT-Sicherheit.
Über Hering Berlin:
Hering Berlin steht für prägnante Formen und meisterlich gefertigtes Tafelgeschirr, Glaswaren, Einrichtungsobjekte und Leuchten. Die Designerin und Keramikmeisterin Stefanie Hering gründete das Unternehmen 1999, um ihre Entwürfe ohne Kompromisse in höchster handwerklicher Qualität herzustellen und zu vertreiben. Seitdem zeichnet sie als Eigentümerin und Kreativdirektorin für die unverkennbaren Objekte im Portfolio von Hering Berlin verantwortlich. Stefanie Hering ist Keramikmeisterin und Gestalterin. Als Gründerin und Kreativdirektorin von Hering Berlin hat sie sich Hering einen Ruf für ihre anspruchsvolle Arbeit erworben, die raffiniert, schön und funktional zugleich ist. Bekannt für klare Linien, minimalistische Ästhetik und Detailreichtum, wird jedes Objekt aus erlesenen Materialien handgefertigt, um stets außergewöhnliche Qualität zu gewährleisten.
