Warum es sich für soziale Dienstleister lohnt, auf Digitalisierung zu setzen
Soziale Dienstleistungsunternehmen stehen vor einzigartigen Herausforderungen: Sie müssen umfassende Betreuung und Unterstützung bieten, während sie gleichzeitig strenge administrative Anforderungen und knappe Ressourcen verwalten. Um eine effektive Zusammenarbeit aller verschiedenen Arbeitsbereiche zu gewährleisten, braucht es einen hohen Grad an Kommunikation und Transparenz in den Arbeitsabläufen und aller relevanten Daten.
Die Digitalisierung stellt für diese Unternehmen eine wertvolle Möglichkeit dar, ihre Prozesse zu vereinfachen und den Bedarf an Effizienz und Transparenz zu decken. Odoo ERP schafft hier Abhilfe, indem es administrative Aufgaben in einer zentralen Plattform bündelt und so den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert. Aufgrund der Flexibilität von Odoo können Prozesse und Abläufe individuell abgebildet werden. Durch die Zentralisierung der Daten entsteht eine Transparenz und Vollständigkeit aller relevanter Daten, welche die Zusammenarbeit der verschiedenen Arbeitsbereiche erleichtert und bei einem Personalwechsel andere Mitarbeitende die Aufgaben bequem weiterführen lässt.
Die wichtigsten Projektergebnisse auf einen Blick:
- Automatisierte Fallanfragen: Zentralisierte Verwaltung von Anfragen und strukturiertes Erfassen aller relevanten Informationen über die Klientel schaffen deutliche Effizienzsteigerung.
- Effizientes Matching: Automatische Entfernungskalkulation, transparente Übersicht über Qualifikationen und die dadurch erleichterte Zuordnung von passenden Fachkräften der Einzelfallhilfe reduzieren nachhaltig die Arbeitslast für die Koordination.
- Digitale Zeiterfassung: Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten digitalisiert und vereinfacht den Abrechnungsprozess und steigert Transparenz und Genauigkeit.
- Optimierte Dokumentation: Unterstützte und vereinheitlichte Prozessabwicklung der Leistungsnachweise auf Basis digital erfasster Daten reduziert Fehler und spart Zeit.
- Transparente Aufgabenzuweisung: Wiederkehrende und einmalige Aufgaben werden systematisch zugewiesen, was eine klare Übersicht über Fristen und Verantwortlichkeiten für alle Beteiligten schafft.
- Erleichterte Kommunikation: Durch Integration von Kommunikationstools wie einem Newsletter und die Transparenz aller Mitarbeiterdaten wird die Kommunikation zu Ankündigungen bestimmter Richtlinien und die Planung und Durchführung von Events wie Schulungen oder kollegialem Austausch erleichtert.
Odoo Module im Einsatz
CRM
Projekte
Einkauf
Recruiting
Buchhaltung
Personal
Abwesenheit
Zeiterfassung
Umfragen
Termine
E-Signatur
Dashboards
Wissensdatenbank
E-Mail Marketing
Herausforderung für sozialen Träger: Manuelle Prozesse binden Ressourcen und erzeugen Mehrkosten
Im Unternehmen gab es zahlreiche manuelle Prozesse, die effizienter gestaltet werden sollten, um den hohen Anforderungen der administrativen Aufgaben in Zusammenhang mit der Eingliederungshilfe gerecht zu werden. Insbesondere sollten die folgenden Prozesse durch Odoo optimiert werden.
⇒ Komplexe Fallanfragen der Ämter bearbeiten
Anfragen zur Betreuung kommen von verschiedenen öffentlichen Trägern und in diversen Formaten. Die Koordination hat die Aufgabe, die Verfügbarkeit von Fachkräften der Einzelfallhilfe zu prüfen und sicherzustellen, so dass alle Anforderungen wie Qualifikation und Sprachkenntnisse erfüllt sind, bevor am Ende des gesamten Prozesses die Kostenübernahme bestätigt wird.
⇒Transparente Darstellung von Kapazitäten und Qualifikationen
Für eine gelungene Zuweisung der Fachkräfte sind die Qualifikationen, Sprachkenntnisse und die aktuelle Auslastung sowie vorhandene Kapazitäten der Helfer:innen von großer Bedeutung. Eine aktuelle Übersicht erleichtert es der Koordination, gezielt, effizient und zeitnah Entscheidungen zu treffen und die optimale Betreuung für ihre Klientel auszuwählen.
⇒ Effizientes Matching von Klienten und Fachkräften
Die Herausforderung liegt im gezielten Matching der Klientel, also der betreuten Kinder und Jugendlichen, mit geeigneten Fachkräften der Einzelfallhilfe. Dabei ist es neben geeigneten Qualifikationen auch wichtig, die Fahrwege für die Fachkräfte zur Einzelfallhilfe mit ihren Klienten zu berücksichtigen. Hier gilt es durch eine diesen Faktor berücksichtigende Zuordnung der Fachkräfte, die Fahrwege praktikabel und so kurz wie möglich zu halten. Die bis dato manuelle Eingabe in Google Maps für nahezu 100 interne und freiberufliche Helfer stellt hier einen nicht unerheblichen administrativen Aufwand dar.
⇒ Abarbeitung von wiederkehrenden Aufgaben
In der Fallabwicklung (Einzelfallhilfe) müssen bestimmte Vorgaben von Amtsseite eingehalten werden, so dass sich für Bearbeitung der eingehenden Fallanfragen vor und nach der Kostenübernahme bestimmte, oft wiederkehrende Aufgaben ergeben. Diese werden sowohl von der Koordination, den betreuenden Fachkräften und in Teilen auch von der Geschäftsleitung erledigt. Hier gab es einen enormen manuellen Aufwand der Koordination über Excelsheets und Abstimmung per E-Mail und Telefon. Bestimmte Dokumente, wie Verträge und Anträge müssen fristgerecht unterzeichnet werden.
⇒ Dokumentation der Arbeit
Zu einer zentralen Vorgabe von Amtsseite und Aufgabe der Einzelfallhilfe gehört die Verpflichtung zur monatlichen Dokumentation der Arbeit in Form eines Leistungsnachweises durch die Einzelfallhilfe. In diesem werden gearbeitete Stunden, Inhalt der pädagogischen Arbeit und Förderung, die Wegezeiten und alles, was im Rahmen der Einzelfallhilfe unternommen wurde, aufgelistet und dokumentiert.
Hierzu gibt es klare Vorgaben des Senats und Jugendamtes, in welcher Form das fristgerecht zu geschehen hat. Die Koordination hat die Aufgabe die Leistungsnachweise nach Richtigkeit zu überprüfen und von der Fachkraft und der Koordination unterschrieben den Eltern bzw. gesetzlichem Vormund der Kinder und dem Jugendamt bereitzustellen. Das bindet im hohen Maße Ressourcen aller Mitarbeitenden.
⇒ Zeiterfassung für Kapazitätsplanung und Abrechnung
Die Zeiterfassung spielt eine zentrale Rolle sowohl bei der Kapazitätsplanung für die Zuweisung der Betreuer:innen als auch bei der Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden von internen und freiberuflichen Mitarbeitenden. Bisher waren die Geschäftsleitung und die Koordination stark auf Excel-Tabellen angewiesen, um Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten zu dokumentieren und zu analysieren, was mit einem erheblichen manuellen Aufwand verbunden war.
⇒ Rechnungsstellung und Prüfung
Die monatliche Rechnungsstellung an öffentliche Träger umfasst diverse Leistungen wie Betreuungszeiten, Vorbereitungszeiten und Fahrtkosten, die je nach Art unterschiedlich vergütet werden. Für die Erstellung dieser Rechnungen sowie die Prüfung der eingehenden Abrechnungen freiberuflicher Kräfte war bisher ein enormer Ressourcenaufwand erforderlich.
Erfolgreiche Umsetzung durch Einbeziehung der Stakeholder
Zu Beginn des Projektes wurden in Workshops mit der Geschäftsleitung, Koordination und Mitarbeitenden anderer Arbeitsbereiche die aktuellen Prozesse aufgenommen. Daraufhin hat das snafu Team erste Prozesse und Workflows in Odoo umgesetzt. Die weitere Implementierung erfolgte schrittweise mit regelmäßigen Schulungen, um die Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten und Feedback der Mitarbeitenden für weitere Anpassungen zu sammeln.
Mit Odoo Modulen CRM, Projekte, Personal und Zeiterfassung zu digitalen Prozessen in der Fallabwicklung
✔︎ Automatisierte Teilprozesse und Übersichtlichkeit bei der Bearbeitung der Fallanfragen
Mit dem Odoo CRM-Modul werden Fallanfragen strukturiert und zentral verwaltet. Alle relevanten Klienten-Informationen können hier eingetragen und im System erfasst werden. Das ermöglicht eine effiziente Koordination. Sofern die Kerninformationen der Ämter per E-Mail eingehen und von der Koordination eingetragen werden und eine neue Fallanfrage erstellt wird, werden im System alle notwendigen Informationen erfasst und der Prozess wird schrittweise angeleitet und übersichtlich abgebildet – von der Anfrage über Annahme und Zuweisung einer Fachkraft über den Kontakt mit der Familie bis hin zur Bestätigung an den Teilhabefachdienst und eine Kostenübernahme.
✔︎ Effektives Matching reduziert Personalressourcen
Zentrale Übersicht zu Qualifikationen der Fachkräfte und die Funktion zur automatischen Berechnung der Entfernung zwischen der Klientel und dem Wohnort der Mitarbeitenden reduziert den administrativen Aufwand beim Zuweisen einer geeigneten Betreuung. Fachkräfte der Einzelfallhilfe mit den richtigen Qualifikationen und in der möglichst geringsten Entfernung können schneller und präziser zugeordnet werden. Dies wurde durch eine API zu einem Geo-Informationssystem gelöst. Die Kerninformationen zur Klientel und zu Fachkräften geben der Koordination alle notwendige Transparenz.
Beispielhafte Darstellung der Kartenintegration
✔︎ Vorgänge transparent mit mehreren Mitarbeitenden bearbeiten
Im Projekt-Modul von Odoo werden alle relevanten Aufgaben im Rahmen der Einzelfallhilfe strukturiert und automatisiert verwaltet. Das System erstellt automatisch Aufgaben wie z.B. Arbeitskonzepte, Erstgespräch, Folgegespräch oder Abschlussbericht, für die Koordination und Fachkräfte der Einzelfallhilfe und sorgt dafür, dass alle Beteiligten über den aktuellen Stand und ihre nächsten Schritte und Aufgaben informiert sind. Zusätzlich zu einmaligen Aufgaben gibt es wiederkehrende Aufgaben wie die monatliche Erfassung der Arbeitszeiten und Erstellung von Leistungsnachweisen durch die Fachkräfte der Einzelfallhilfe. Dank Vorlagefunktionen werden diese Aufgaben automatisch im System angelegt und den entsprechenden Mitarbeitenden zugewiesen, sobald ein neuer Einzelfall im Projekt-Modul generiert wurde. Wiederkehrende Aufgaben wie Feedbackgespräche werden monatlich generiert, wodurch immer aktuelle Aufgabenübersichten zur Verfügung stehen. Die Mitarbeitenden sehen in ihrer Übersicht alle anstehenden und überfälligen Aufgaben sowie kommende Fälligkeiten. So wird ein klar strukturierter und fristgerechter Ablauf sichergestellt, der alle nachhaltig entlastet und die Prozessübersicht verbessert.
✔︎ Optimierte Dokumentation und Abrechnung
Bisher wurden die Abrechnungen der Leistungen angestellter und freier Mitarbeitender in den laufenden Einzelfallhilfen manuell über Excel-Tabellen abgewickelt. Mit der Einführung der Odoo Module Personal, Abwesenheiten und Zeitfassung werden Arbeitszeiten, Abwesenheiten wie Krankheit und Urlaub von Einzelfallhelfern nun digital erfasst, was die Abrechnung vereinfacht und gleichzeitig die Transparenz und Übersicht für alle leitenden und koordinierenden Mitarbeitenden erhöht. Das System erleichtert die Erstellung von Leistungsnachweisen und Rechnungen an die öffentlichen Träger auf Basis der erfassten Daten, wodurch sich der Aufwand und das Fehlerpotenzial verringern. Digitale Unterschriften für Leistungsnachweise können direkt im System vorgenommen werden, was den Abrechnungsprozess beschleunigt und vereinfacht. Honorarkräfte können als Nutzer:innen des Systems ihre Zeiten (auch mobil) erfassen und automatisiert aus dem System eine Rechnung ans Unternehmen senden.
Für viele wiederkehrende Arten von Dokumentationen wie Eingangsbestätigungen, Annahmen oder Ablehnungen, Wartelistenannahmen wurden Templates erstellt, die den administrativen Aufwand für Fachkräfte der Einzelfallhilfe und der Koordination erheblich reduziert haben.
✔︎ Statistiken und Dashboards
Mitarbeitende der Koordination sind es gewohnt, wichtige Aufgaben wie Verlängerungsanträge, anstehende Entwicklungsberichte, Konzepte, etc. regelmäßig zu überwachen. Mit den neuen Dashboards in Odoo wird dieser Prozess vereinfacht: Die Ansichten bieten jederzeit Klarheit über alle anstehenden Aufgaben und deren Fälligkeiten. Ein zusätzlicher Vorteil ist die erhöhte Vertretungsfähigkeit – bei Abwesenheiten können Kolleg:innen problemlos Aufgaben übernehmen, da die Abläufe vereinheitlicht und übersichtlich dargestellt sind.
✔︎ Berichte
In Zukunft wird Odoo auch die Erstellung von Bausteinen für wiederkehrende Berichte ermöglichen. So können Mitarbeitende durch automatisierte Berichtsvorlagen Zeit sparen und sich auf andere wertvolle Aufgaben konzentrieren.
Dashboard-Beispiel für mehr Transparenz in der Einzelfallhilfe
Vorteile von Odoo für soziale Dienstleister: Flexibilität und einfache Anpassungsmöglichkeiten
Odoo ERP bietet sozialen Dienstleistern die Möglichkeit, ihre spezifischen Arbeitsabläufe effizient zu gestalten und manuelle Verwaltungsaufgaben zu reduzieren. Jedes Unternehmen bringt individuelle Prozesse und Anforderungen mit, die zunächst detailliert analysiert und herausgearbeitet werden müssen. Dank der Flexibilität von Odoo lassen sich diese Anforderungen in der Software passgenau abbilden und anpassen.
Die verschiedenen Module, wie CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung und weitere, ermöglichen eine Automatisierung und Strukturierung der Prozesse – von der Verwaltung von Anfragen über die Einsatzplanung bis hin zur Abrechnung.
Durch die skalierbaren Funktionen profitieren Organisationen von einer zentralen, individuell angepassten Lösung, die Transparenz und Effizienz in ihren Arbeitsabläufen steigert. Individuelle Schulungen und eine schrittweise Implementierung sorgen für eine entsprechende Benutzerfreundlichkeit und steigern die Akzeptanz im Team.
Fazit: Automatisierung bestimmter Prozesse und Verknüpfung relevanter Daten und Kompetenzbereiche entlastet Mitarbeitende und Geschäftsführung und führt zu deutlicher Steigerung der Effizienz sowie Erleichterung der Zusammenarbeit
Die Einführung neuer Arbeitsweisen oder digitaler Prozesse ist in der Anfangsphase häufig mit einem erhöhten Aufwand an Zeit und Ressourcen verbunden. Aber auch die Sonne GmbH hat uns bestätigt: Dieser Einsatz lohnt sich – dank effizienterer Abläufe und spürbarer Entlastung im Arbeitsalltag.
Die Einführung von Odoo ERP hat bei der Sonne GmbH langfristig eine deutliche Effizienzsteigerung in den administrativen Prozessen erzielt. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die flexible Anpassung der Odoo-Module an spezifische Anforderungen haben den manuellen Aufwand reduziert und Transparenz geschaffen. Dies ermöglicht es der Sonne GmbH, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen und die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern.
Automatisierung von Prozessen bei Fallanfragen: Zentralisierte Verwaltung von Anfragen und strukturiertes Erfassen aller relevanten Klienten-Informationen für eine effizientere Fallbearbeitung.
Effizientes Matching: Automatische Entfernungskalkulation und vereinfachte Zuordnung von Fachkräften mit passenden Qualifikationen reduzieren die Arbeitslast der Koordination.
Digitale Zeiterfassung: Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten digitalisiert und vereinfacht den Abrechnungsprozess, was die Transparenz und Genauigkeit steigern.
Optimierte Abrechnung: Automatische Generierung von Rechnungen und Leistungsnachweisen auf Basis digital erfasster Daten reduziert Fehler und spart Zeit.
Transparente Aufgabenzuweisung: Wiederkehrende und einmalige Aufgaben werden systematisch zugewiesen, was eine klare Übersicht über Fristen und Verantwortlichkeiten für alle Beteiligten schafft.
Die soziale Arbeit und die Förderung von Menschen mit Beeinträchtigungen bleiben für die Sonne GmbH und andere Träger weiterhin anspruchsvoll. Doch die Entlastung durch effizientere Verwaltungsprozesse schafft wertvolle Freiräume – für fachliche Weiterentwicklungen, neue Ideen in der Einzelfallhilfe und eine flexible Reaktion auf hohe und neue Anforderungen. So kann die Sonne GmbH ihren hohen Qualitätsanspruch in der Betreuung noch besser erfüllen.
Das Projekt wurde gefördert im Rahmen des BMWK-Programms ‚go-digital‘ Digitalisierte Geschäftsprozesse. Bestandteil des Projektes war auch ein internes IT-Sicherheits-Audit sowie die Schulung der Geschäftsleitung und IT der Sonne GmbH zum Thema IT-Sicherheit.
